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  通知通告

關于印發《廈門市建設工程文件歸檔整理規定》的通知

文章來源: 本站 發布時間:2012-03-26 閱讀次數:3095

各區建設局、各建設、勘察、設計、施工、監理單位:

為規范我市城建檔案管理,提高城建檔案案卷和電子檔案質量,現將《廈門市建設工程文件歸檔管理規定》印發給你們,請遵照執行。

 

 

二○一二年三月十二日    

 

廈門市建設工程文件歸檔整理規定

 

為加強城建檔案管理,確保城建檔案案卷和電子檔案的質量,維護城建檔案的完整與安全,便于檔案的管理與利用,根據《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-2001)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/T117-2007)和《廈門市建設與管理局關于施行建設工程電子文件歸檔和完善竣工檔案工作的通知》(廈建辦〔201111號)等規范和文件精神,結合我市具體情況制定本規定。

一、歸檔范圍

工程文件的具體歸檔范圍按《廈門市建設與管理局關于施行建設工程電子文件歸檔和完善竣工檔案工作的通知》(廈建辦〔201111號)的規定執行。

二、組卷要求

1、組卷要遵循文件的形成規律,保持卷內的有機聯系,便于檔案的保管和利用。

2、向城建檔案館報送的工程文件應是原件,且齊全、完整、系統、準確、簽章手續完備。

3、案卷內文件必須準確地反映城市規劃、建設、管理等活動的真實內容。

4、竣工圖應與實際圖樣一致,由設計單位出圖(有設計單位的出圖章)再加蓋竣工圖章成為竣工圖,由施工單位編制的竣工圖使用竣工底圖圖標。

5、案卷不宜過厚,每卷文字案卷內裝文件材料不超過180頁、厚度不超過20mm,每卷圖紙案卷厚度不超過30mm

三、案卷內文件材料的排列

1、建設工程文件材料按單位工程組卷,以工程準備階段、監理、施工、竣工驗收文件材料和竣工圖的順序排列。

2、卷內文件按事項、專業排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開,并按批復在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的順序排列。

3、竣工圖按綜合、專業竣工圖的順序,同專業圖紙按圖號排列。

四、編目要求

1、每份文件填寫一條目錄,文件題名由建設單位名稱+工程名稱+文件標題的全稱組成。

2、卷內目錄中案卷編號應與總目錄中的案卷編號相對應;“序號”按流水號從“1”開始編號,不足3位的在流水號前用“0”補足;“文件編號”填寫文件原有的文號或圖號;“責任者”填寫文件的直接形成單位和個人,有多個責任者時應選擇兩個主要責任者,其余用“等”代替;“日期”填寫文件的形成日期,用8位數字表示;“頁次”填寫文件在卷內所排的起始頁號,最后一份文件填寫起止頁號。

3、單面書寫的文件頁碼編寫在右下角,雙面書寫的文件頁碼編寫在正面右下角和背面左下角,折疊后的圖紙頁碼編寫在展開后的右下角。

五、編寫要求

1、案卷內文件制作與材料書寫必須符合長期保存的要求。案卷封面應采用計算機打印,案卷正面的“案卷題名”使用楷體加粗二號字體,“檔號”、“檔案館代號”、“編制單位”、“編制日期”等其它所有欄目使用楷體加粗小三號字體,案卷脊背處的“檔號”、“案卷題名”、“案卷編號”使用楷體加粗小四號字體。

2、案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容,應包括建設單位名稱、工程名稱、專業名稱和卷內文件的內容。

六、整理裝盒要求

1、文字案卷采用內裝訂裝盒的形式,便于保管和利用。

2、案卷裝盒前應去掉文件材料上的金屬物,對破損、幅面較小的文件材料應在空白紙上裱糊后方可裝盒,需作文字說明的要記載清楚。

3、案卷內不同幅面的圖紙應統一折疊為297mm×210mm幅面,折疊采用手風琴式,圖標欄露在外面,圖紙不裝訂。

七、電子檔案要求

報送的電子文件內容應與紙質檔案一致,電子檔案可以是原始電子文件或紙質檔案掃描件。原始電子文件應符合《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/T117-2007)要求,內嵌的電子簽章應合法有效。報送的電子檔案應符合以下質量要求:

1、建設工程電子檔案應按單個工程(項目)報送,同一工程(項目)的電子檔案必須存儲在同一載體上。

2、電子檔案的載體應采用一次寫光盤,并標有載體編號。報送單位應保證所移交載體的安全性,確保內容無病毒、外觀無損傷。

3、同一工程(項目)的電子檔案文件應放在同一個文件夾內,文件夾以工程(項目)名稱命名。電子檔案文件以“案卷號+文件序號+文件題名”命名,案卷號(該案卷在本工程(項目)中的排列次序號)為5位數字,文件序號(該份文件在本案卷中的排列次序號)為3位數字。如:“00005003某建設單位關于某某項目的監理文件”,是該項目檔案中第5份案卷內第3份文件的掃描件名稱。

4、紙質檔案掃描應符合以下要求:

1)使用24位彩色模式、200dpi分辨率,按1:1的比例進行掃描,文件格式為TIFF

2)每份文件掃描成一個TIFF文件,每張A0及以下幅面圖紙掃描成一個TIFF文件,超過A0幅面的圖紙可降低圖像質量位數(例如采用8位索引彩色)進行分區掃描,再將多個分區圖像合并為一個TIFF文件。

3)掃描件內容應與相對應的紙質檔案完全相同,且圖像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏頁。在紙質檔案文字偏小、密集、模糊等特殊情況下,可適當提高分辨率進行掃描。

4)掃描的圖像應保持原件幅面尺寸并進行裁邊處理,去除多余的白邊,以縮小圖像文件的容量,節省存儲空間。

八、城市地下管線工程檔案歸檔要求

1、城市地下管線工程檔案歸檔內容應嚴格按《廈門市地下管線工程檔案管理辦法》(市府令112號)的規定執行。

2、城市地下管線工程檔案電子文件應單獨刻錄成光盤,文件的命名方式與其他電子檔案文件的命名方式相同。

九、聲像檔案歸檔要求

1、聲像檔案隨普通紙質檔案一起報送。

2、聲像檔案應主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁。

3、照片檔案應體現工程竣工后的外觀、地理位置,并包含該工程的文字說明(項目級著錄單)。

4、數碼照片影像光學分辨率不得小于1000萬有效像素。

十、實施

本規定自201251日起施行,我局以前印發的文件與本規定不一致的,以本規定為準。

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